当用演示文稿介绍单位或公司的组织机构时，要显示这个机构的等级和层次关系，PowerPoint 2000中提供了一个辅助工具“Microsoft 组织结构图”，它是描述组织结构的最佳方法。这是一个专门用来制作组织结构图的独立的应用软件。它可以不依靠任何其他应用程序，在Windows下独立运行。利用这个工具可以很方便地画出各种复杂的组织结构图。
在幻灯片上插入组织结构图十分容易，和插入其他对象的方法大致相同。如果想制作一张带有组织结构图的幻灯片，最方便的办法是建立一张新幻灯片，并选择一种含有组织结构图占位符的自动版式；若想让组织结构图出现在一个已有的幻灯片上，可以将组织结构图插入幻灯片中。
利用自动版式创建含有组织结构图的幻灯片
在幻灯片视图中，单击“常用”工具栏上“
”按钮，在弹出的“新幻灯片”对话框中选择带有组织结构图的自动版式
，单击“确定”按钮，新幻灯片上有两个占位符，单击上面的占位符输入标题，双击下面的占位符，进入组织结构图工作环境，如图20所示。在组织结构图的菜单条和工具栏中提供了完成组织结构图全部工作的命令，供编辑和格式化组织结构图使用。图中的每一个图框代表一个结构项，可以在图框中输入文字，对图框进行修改，增加或去掉一些图框。各个图框之间有特定的关系，图框下面有附属图框的称为主管，被管理者称为部下，一个主管可以有多个部下，属于同一个主管的全部图框称为一个工作组。在一个组织结构图中，主管的图框永远不小于其下属的图框大小，同一级别的各图框大小相同。
向已存在的幻灯片中增加组织结构图
若想使一张幻灯片既包含一幅组织结构图，又包含其他对象，可以向一张已存在的幻灯片中添加组织结构图。一种方法是打开“插入”菜单，选择“图片/组织结构图”命令；另一种方法是打开“插入”菜单，选择“对象”命令，弹出“插入对象”对话框，在对象类型列表中双击“MS 组织结构图 2.0”。两者都将启动“Microsoft 组织结构图”，进入所示的窗口，即可开始制作组织结构图。
制作好组织结构图后，选择“文件”菜单中的“退出并返回演示文稿”命令回到PowerPoint窗口，组织结构图出现在幻灯片上。
输入文本
打开Microsoft 组织结构图后，系统默认的组织结构图有两层四个图框，图框中的文字为预设文字，用户可以修改。在组织结构图上部选择“图表标题”占位符，即可在该位置设置插入点并输入组织结构图的标题，还可以在标题行的末尾按“Enter”键来增加子标题。
单击图框将其选中，再单击一次出现插入点，然后就可以向图框中输入文本。每个图框中最多可输入4行，包括名字、职称和两行注解。在图框中输入一行内容后，按“Enter”键或“Tab”键或“↓”键输入下一行，按“Ctrl+←”键移到左边的图框，按“Ctrl+→”移到右边的图框，按“Ctrl+↑”键移到上一级图框，按“Ctrl+↓”移到下一级图框。
如果要在组织结构图的空白位置添加一些文字，单击工具栏中“
”按钮，然后在适当的位置单击，即可开始输入文本。
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